Value Stream Sessions - eine praktische Anleitung

Mit einer Value Stream Session wird eine end-to-end Sicht der Wertschöpfung eines Produkts oder eines Services eingenommen. Beispielsweise für eine App: Von der Vision, den Anforderungen, der Entwicklung den Release, bis hin in den Betrieb – der gesamte Flow inklusive Feedback-Loops. Es bringt wenig, wenn jeder „für sich“ optimiert, beispielsweise wenn die Entwicklung schneller wird und der Betrieb dann mit einem instabilen Betrieb zu kämpfen hat. Im Zentrum stehen eine Reihe von Fragestellung, deren Antwort gemeinsam erarbeitet wird:

• Was heisst für uns eigentlich „Wert“ (Produkte/Services) und wer sind die Kunden (intern/extern)?
• Wie arbeiten wir aktuell – über die Silos hinweg – zusammen, um Wert zu generieren?
• Wo nerven wir uns in der täglichen Arbeit? Was können wir tun?
• Wie können wir den „Flow“ erhöhen? Automatisierung?
• Wie können wir die Zusammenarbeit verbessern?
• Wo können wir Feedback Loops einbauen und „Shift Left“ praktizieren, um die Qualität zu erhöhen?
• Ist unsere Arbeit, unser Value Stream, sinnvoll in die Unternehmens-Vision und -Strategie eingebettet?
• Statt sich nur um die tägliche Arbeit zu kümmern, warum können wir nicht Zeit für die Verbesserung der Arbeit nehmen?

Die Value Stream Session nutzt als Methode hauptsächlich das bekannte, aus der Industrie stammenden Value Stream Mapping, ist aber nicht so stark quantitativ ausgerichtet.

 

Umsetzung

Eine Value Stream Session ist als Workshop gut in einem Tag machbar. Als Vorbereitung ist es hilfreich, einige Interviews mit „Flow-Involvierten“ machen, um bereits mit einem ersten Entwurf des aktuellen Value Streams zu entwickeln. Das spart Zeit für alle Beteiligten. Es kann auch hilfreich sein, einige Metriken wie Durchlaufzeiten, Wartezeiten etc. zu sammeln und diese im Value Stream zu visualisieren. Gestartet wird also mit einer wertfreien Erfassung des Ist-Value Streams und nicht mit einem möglichen Sollzustand. Dies wird oft falsch angegangen und vermischt, was später zu einem Chaos oder sogar einem Abbruch der Workshops führen kann. Der Value Stream muss zudem möglichst klar abgegrenzt sein: Was ist der Wert, der am Ende generiert wird (Produkt/Service)? Wie sieht der Flow „dahinter“ aktuell aus?

Beim Teilnehmerkreis ist darauf zu achten, dass der Value Stream im Workshop ausgewogen repräsentiert ist.

Für die Durchführung der Session selbst haben sich folgende Schritte bewährt:

1. Die Teilnehmer machen ggf. Anpassungen am Entwurf und einigen sich auf eine gemeinsame Version. Den Flow am besten physisch an einer Wand visualisiern!
   Alleine die Tatsache, über Silos hinweg miteinander zu sprechen, kann bereits viele Probleme lösen!
2. Formulierung des Problems: Die Teilnehmer werden aufgefordert, Post-It’s mit Beispielen zu machen, wo es aus ihrer Sicht „klemmt“. Siehe dazu auch die Fragen weiter oben.
3. Vorstellung: Die Post-Its werden danach einzeln vorgestellt und an passender Stelle im Value Stream „verortet“ resp. hingeklebt (nicht immer möglich!). Verständnisfragen aus der Runde sind erlaubt, mögliche Lösungsdiskussion erst später ein Thema
4. Clustering und Priorisierung: Post-It’s mit ähnlichen Problemstellungen werden visuell gruppiert. Es wird darüber abgestimmt, welche Probleme zuerst angegangen werden sollen
5. Diskussion: Was sind mögliche Lösungsansätze?
6. Wrap-Up: Die erarbeiteten Lösungsansätze werden in einem priorisieren Improvement Backlog zusammengefasst

Die Aufgabe des Moderators (egal ob intern oder ein externer Coach) ist, zielführend durch die Session zu führen und dabei die richtigen Fragen zu stellen. Die identifizierten Probleme und Vorschläge sollen primär von den Flow-Beteiligten kommen und nicht von einem Vorgesetzten. Dies ist zentral für die Akzeptanz und damit die Massnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden. Oft nehmen sich deshalb Vorgesetzte bewusst aus einer Value Stream Session raus. Die Diskussion um mögliche Lösungsansätze kann sehr anspruchsvoll sein und der Moderator sollte dabei nicht in die Rolle des Consultants verfallen („Ich weiss, wie es geht“), sondern die des Coachs sein(„Ich stelle die richtigen Fragen, damit die Teilnehmer selber darauf kommen“).

Und damit die Umsetzung auch tatsächlich stattfindet, muss das Management den Mitarbeitenden neben der operativen Tätigkeit Zeit für Verbesserungen einräumen. In einem agilen Umfeld sollten die Massnahmen aus dem Improvement Backlog Teil der Team-Backlogs werden und entsprechende Priorisierung durch den jeweiligen Product Owner erfahren – sonst bleibt diese Übung ein reiner Papiertiger! Value Stream Sessions sollten regelmässig wiederholt werde, mit einer jeweiligen Überprüfung, was sich seit letztem Mal verändert (Umsetzung Massnahmen) und verbessert (Metriken) hat. Und um den Ball flach zu halten, warum nicht einfach eine Value Stream Session in eine Retrospektive einbauen und so frischen Wind reinbringen?

 

Dieser Erfahrungsbericht, welcher am DevOps Meetup in Zürich und Bern zusammen mit einem Kunden vorgestellt wurde, gibt eine weitere praktischen Einblick.